Préparer les plans de continuité d'activité
La réaction à certains risques majeurs exige la planification et la préparation de Plans de Continuité d’Activité afin de prendre les mesures appropriées en cas de sinistre.
Un PCA comprend des processus métiers essentiels et les moyens à mettre en œuvre dans un environnement de crise donné.
Compte tenu de son coût élevé, le PCA est réservé aux activités essentielles de l’entreprise, identifiées à l’occasion de la cartographie sur la base de la durée et du coût d’indisponibilité maximum acceptable, ainsi que des contraintes contractuelles, légales et réglementaires liées à l’activité.
Bien souvent, un PCA bien conçu permettra à l’assureur de consentir de meilleures garanties et/ou de meilleures conditions financières.
Généralement, le scénario d’un plan de continuité d’activité comprend trois phases.
Phase 1 : Le plan de secours pour gérer l’urgence
Lorsqu’un sinistre grave survient, il doit être immédiat et ne durer que quelques jours.
Il est constitué d’un ensemble de procédures et d’actions visant à traiter les urgences et à déclencher la seconde phase.
Phase 2 : Le plan de continuité pour relancer l’activité
Il correspond à la reprise de l‘activité en environnement dégradé, tout en gardant le contrôle des opérations et en assurant la sécurité des biens et des personnes.
Il peut commencer avant la fin du plan de secours et durer de quelques jours à quelques mois, selon la gravité des dégâts sur les infrastructures.
Phase 3 : Le plan de retour à la normale
Il consiste à construire un nouveau processus pérenne permettant une production au moins équivalente à celle précédant le sinistre. Il débute après le démarrage du plan de continuité. Son temps de mise en œuvre dépend de l’ampleur des dégâts. Il s’achève par la mise en œuvre des nouvelles conditions d’exploitation qui se substituent au plan de continuité.
La communication de crise en 7 points
- Nommer un porte-parole préparé à la communication de crise clairement identifié comme la voix officielle de l'entreprise,
- Disposer des matériels de communication préparés à l’avance (liste des personnes à contacter – argumentaires...)
- Communiquer suffisamment d'éléments factuels afin de réduire les risques d'interprétations, de déformations ou de désinformations,
- Ecouter et analyser les réactions aux informations transmises et s'assurer que sa communication est comprise et correspond aux attentes,
- Associer l’ensemble des salariés à la sortie de crise par une communication interne spécifique (lever les doutes, indiquer les grands axes de la sortie de crise), à différencier de la communication externe plus axée sur la défense de l’image de l’entreprise.
- Adapter en permanence le discours aux évolutions et répercussions de la crise,
- Maîtriser la diffusion des messages :
La véracité de l’information
La cohérence de l’information avec l’image et les valeurs de l’entreprise
La crédibilité de l’information (prouver ce que l’on avance)
Gérer le redressement financier
De trop nombreux chefs d'entreprises, confrontés à des difficultés de financement, sont contraints d'élaborer dans l'urgence et la solitude, un plan de sortie de crise.
Au regard de la loi de sauvegarde du 26 juillet 2005, ils doivent rédiger :
- un plan de sauvegarde antérieurement à la cessation des paiements,
- un plan de redressement.si la cessation des paiements a été constatée.
De la qualité de ces documents dépend la sauvegarde de l'entreprise qui devra respecter ses engagements, sous peine de voir la procédure transformée en liquidation judiciaire avec tous ses inconvénients pour le chef d'entreprise.
B2R concept vous aide à construire ces documents qui répondent aux mêmes règles que celles d'un plan stratégique et, en outre, doivent présenter des solutions d'apurement du passif négocié avec les créanciers de l'entreprise et obtenir l'aval de l'administrateur judiciaire nommé par le tribunal.
